Junta de Freguesia de Nogueira, Fraião e Lamaçães // Aplicação dos conceitos de Gestão Lean
Aplicação dos conceitos de Gestão Lean à Junta de Freguesia de Nogueira, Fraião e Lamaçães
Por via da reforma administrativa de 2013, as então separadas freguesias de Nogueira, Fraião e Lamaçães passaram a constituir um agrupamento único. Passados os anos iniciais de "acomodação" do novo conceito, impuseram-se crescentes desafios organizacionais quer pela nova dimensão geográfica quer pelo número de habitantes que a constituem. Paralelamente, a passagem de algumas responsabilidades de gestão autárquicas para as freguesias, bem como a diminuição em termos, relativos e absolutos, das dotações orçamentais, veio impor a necessidade de se fazer mais com menos.
Com base nos pressupostos anteriores a intervenção Lean assentou nas seguintes vertentes:
- Reforçar, cada vez mais, a nova identidade, interna e externa, da Freguesia;
- Criar condições, físicas e processuais, que facilitem a mobilidade dos funcionários entre os diversos espaços físicos;
- Simplificar e uniformizar os diversos processos;
- Criar as bases de uma progressiva informatização global;
- Simplificar a interação habitante - Junta, tornando cada vez mais desnecessária a presença física para tratar dos diversos assuntos.
- Racionalizar e otimizar a utilização dos diversos espaços físicos.
Os objetivos descritos foram atingidos pela:
- Implementação dos 5Ss às diversas secretarias;
- Fazendo mapeamentos aos diversos processos (VSMs) para se identificarem redundâncias e conseguir a sua uniformização;
- Centralizando os arquivos e criando normas para a sua execução bem como para a sua fácil identificação;
- Promovendo a simplificação administrativa;
- Incrementando a utilização, e aproveitamento, das ferramentas informáticas específicas para a gestão das freguesias;
- Envolvendo os recursos humanos da organização, em todas as fases do processo, contribuindo para a sua sedimentação e permanente melhoria.
As intervenções Lean caracterizam-se pelo envolvimento de todos para que, desta forma, o conhecimento, passe para a organização e que ela própria consiga, autonomamente, melhorar o seu desempenho cada vez mais.
Eduardo Ferreira, XZ Consultores, SA