Eficiência e otimização de recursos
É prática comum, por via das diversas certificações, concluir sobre a eficácia dos sistemas de gestão.
A eficácia mede o cumprimento dos requisitos, em particular a concretização dos objetivos de gestão estabelecidos.
No entanto, sempre se soube que tal não é suficiente. Para a garantir a sustentabilidade das Organizações, é necessária uma maior focalização na gestão dos recursos existentes, sejam eles quais forem.
A eficiência focaliza-se na produção com otimização de recursos, permitindo a medição do impacto do produto/serviço, na sustentabilidade da Organização.
Face ao exposto, é fundamental identificar a eficiência com que as Organizações asseguram a satisfação dos seus clientes, ou seja, é necessário medir a eficiência com que os diversos processos transformam as entradas em saídas, proporcionando a sua melhoria continua.
Mas será que uma entidade que apenas busca ser mais eficiente, reduzindo custos e aumentando a sua produtividade, pode comprometer a qualidade do produto/serviço.
Não parece que assim seja … a busca pela racionalização no uso dos recursos disponíveis ou a proporção de recursos consumidos em relação às saídas dos processos é algo que é imprescindível conhecer. Estas informações são obtidas através de indicadores que devem ser medidos de uma forma periódica.
Mas que indicadores? … Os indicadores que sejam a chave do processo … Os indicadores que permitam conhecer a eficiência mas também a eficácia do processo, contribuindo para a divulgação das informações que confirmam a concretização da estratégia estabelecida.
Temos assim que o nosso foco, deve assentar na estratégia que permita a sustentabilidade da Organização e não na simples eficiência dos processos.
Esta estratégia tem que ser definida de modo a assegurar a existência e subsistência da Organização, a satisfação dos diversos intervenientes, a fidelização dos clientes … o desempenho relativamente às envolventes externas e internas que condicionam o seu desenvolvimento e sustentabilidade.
De uma forma simples, temos que:
- Analisar o posicionamento da organização na sua envolvente (SWOT);
- Avaliar o desempenho organizacional (BSC – Balanced Scorecard);
- Estabelecer objetivos estratégicos;
- Analisar a estrutura organizacional;
- Analisar as atividades referentes a cada processo;
- Analisar os inputs e outputs de cada processo;
- Estabelecer indicadores de desempenho e indicadores chave dos processos sujeitos a medições periódicas, que não sejam meros indicadores informativos;
- Planear a implementação dos indicadores.
José João Cordeiro
XZ Consultores, SA